Perguntas Frequentes

1. Se eu não tiver certeza dos valores e quantidades para o
preenchimento da planilha, posso colocar um número estimado?  

Sim, o ideal é fazer uma estimativa. Após a realização do evento haverá a prestação de contas e a planilha será ajustada para o valor real.

3. Alunos podem propor eventos na Universidade?  

Alunos, empresas juniores, centros acadêmicos, atléticas e outras organizações só poderão propor eventos se tiverem um professor da Universidade que assuma formalmente a responsabilidade pelo evento. Portanto, além do projeto, planilha orçamentária, manifestação favorável da direção da Faculdade, os alunos precisarão apresentar um aceite formal do professor, responsabilizando-se pela atividade.

4. Protocolado no Setor de Eventos e colhidas as manifestações
necessárias, qual é o próximo caminho do projeto?  

Os analistas do Setor de Eventos farão uma checagem dos itens obrigatórios no projeto e qual a estrutura necessária para sua realização. É muito importante que os contatos (telefones e e-mail) do proponente estejam atualizados para que os analistas possam localizá-lo com rapidez em caso de dúvidas ou incorreções.
Se tudo estiver em conformidade, o analista responsável dará início ao processo, encaminhando o projeto à Reitoria para aprovação do mérito acadêmico. Após aprovação, o Analista providencia os itens solicitados e encaminha o projeto à Assessoria de Desenvolvimento de Projetos Interinstitucionais (ADPI) para análise e manifestação quanto à planilha orçamentária.

5. Em relação aos eventos, o que faz a ADPI? 

Uma análise sobre a viabilidade financeira do evento, levando em consideração a entrada de recursos e se há ou não desembolso financeiro da FUNDASP. Após redigir parecer, caso não haja desembolso financeiro, a ADPI encaminha o projeto aos Secretários Executivos da FUNDASP para apreciação, devolvendo em seguida ao Setor de Eventos para providências cabíveis. Caso haja desembolso financeiro, após parecer e aprovação dos gastos pela Secretaria Executiva da FUNDASP, a ADPI devolve o processo ao Setor de Eventos para as providências necessárias.

6. Enquanto o projeto está tramitando, eu posso comprar passagens
ou contratar os serviços de terceiros e pedir reembolso após
a aprovação da Secretaria Executiva?  

Não. Quando os serviços de terceiros forem custeados com verba da Universidade, devem ser cotados e contratados pelo Setor de Compras da Instituição, que tem profissionais aptos a efetuar as compras de acordo com as normas internas. As compras devem ser feitas sempre após a aprovação da Secretaria Executiva

7. Quais são os serviços que posso solicitar sem o intermédio do Setor de Eventos? 

Nenhum. Espaço físico, equipamentos, desenvolvimento de sites para inscrições, serviços de materiais gráficos e divulgação – toda a infraestrutura da Universidade deve ser solicitada ao Setor de Eventos.

8. Posso escolher o espaço físico para meu evento? 

Você poderá indicar suas preferências na planilha orçamentária; no entanto, os espaços estarão sujeitos à disponibilidade.

9. Porque tenho que preencher uma planilha
se só preciso de sala e um equipamento? 

A infraestrutura da Universidade tem um custo contábil que será lançado no centro de responsabilidade da Unidade Proponente. O Setor de Eventos tem a tabela encaminhada pela ADPI; consulte o Ato 02/2015 para saber os valores dos itens.

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